ระบบบริหารงานบุคคล
ระบบบริหารงานบุคคล การคิดอย่างเป็นระบบหากใครติดตามบทความของจีรังมาโดยตลอด จะทราบว่าเรามุ่นเน้นให้เกิดแนวคิดในการพัฒนาตนเอง และระบบงาน ซึ่งจัดว่าเป็นการ Training ที่สามารถทำได้ด้วยตนเอง และสิ่งที่ทำง่ายที่สุด และเป็นจุดเริ่มต้นของทุกสิ่งก็คือการเปลี่ยนแปลงระบบความคิดให้เป็นระบบครับ
การคิดอย่างเป็นระบบ หรือ Systematic Thinking คือ การคิดอย่างเป็นขั้นเป็นตอน มีระบบการคิด ระบบบริหารงานบุคคล โดยมองเห็นภาพรวม และความเชื่อมโยงขององค์ประกอบในรายละเอียดที่สัมพันธ์กัน เป็นการคิดอย่างเป็นเหตุเป็นผล เพื่อให้สามารถวางระเบียบให้กับการกระทำและการตัดสินใจอย่างเป็นระบบ ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ และผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ซึ่งทักษะการคิดอย่างเป็นระบบนี้ถือเป็นทักษะสำคัญในการทำงาน โดยเฉพาะกับผู้บริหารที่ต้องรับภาระหน้าที่ มีเรื่องให้ต้องคิด ต้องรับผิดชอบมากมาย
เทคนิคการพัฒนาการคิดอย่างเป็นระบบ
- ฝึกการยอมรับ และทำความเข้าใจว่าตนเองเป็นส่วนที่สามารถเชื่อมโยงกับสิ่งต่าง ๆ ได้ ไม่ว่าจะมีปัญหาใด ๆ จะเป็นงานกลุ่ม Projectของออฟฟิศ หรือการแก้ปัญหาในระดับองค์กร พวกเราล้วนเป็นส่วนหนึ่งที่เชื่อมโยงกันและกัน
- มองสิ่งต่าง ๆ เป็นภาพรวม เป็นองค์ประกอบใหญ่ แล้วจึงมองภาพย่อย แล้วค่อยๆ มองย้อนกลับไป เห็นการเชื่อมโยง อย่างที่ได้ยกตัวอย่างไปเบื้องต้น การมองภาพรวมก็เปรียบเสมือนการมองบ้านหลังใหญ่หนึ่งหลัง มีภาพย่อยที่เปรียบเสมือนส่วนต่าง ๆ ของบ้าน เช่น ห้องต่าง ๆ หลังคา ประตู หน้าต่าง รวมทั้งเข้าใจว่าสองส่วนนี้มีความเชื่อมโยงเกี่ยวข้องกัน
- มองเป้าหมายที่อยากให้เป็น แล้วคิดย้อนกลับไปถึงการแก้ปัญหาแต่ละจุด จากนั้นจึงเริ่มต้นหาสาเหตุของปัญหา เพราะการแก้ไขปัญหาด้วยความยั่งยืนหรือการแก้ปัญหาในระยะยาว (ไม่ใช่ที่ปลายเหตุ หรือแค่ในระยะเวลาสั้นๆ) ต้องเริ่มต้นด้วยการรู้ที่มาของปัญหา รวมทั้งสิ่งที่มากระทบ หากต้นเหตุของปัญหานั้นต้องปรับเปลี่ยนทั้งโครงการ เช่น งานออกมาไม่เป็นตามที่คิด เกิดจากภายในกลุ่มงานขาดการสื่อสารต่อกัน เกิดความเข้าใจผิด อาจต้องแก้โดยการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน อาจให้มีการประชุม รายงานความคืบหน้าของทุกคนในแต่ละวัน เป็นต้น
- คิดหาวิธีแก้ปัญหา โดยไม่ยึดติดความคิดเดิมๆ ไม่ตีกรอบ แล้วค่อยๆ ตัดวิธีที่ได้ผลน้อย หรือสร้างปัญหามากที่สุดออกไป รวมทั้งสังเกตว่า ปัญหานั้นเคยเกิดขึ้นแล้วหรือไม่ วิธีที่คุ้นเคยแก้ปัญหาได้จริงหรือไม่ หากยังมีปัญหาอื่นตามมา ให้เลือกวิธีใหม่ที่ยั่งยืนกว่า สร้างปัญหาอื่นๆ น้อยกว่า
ประโยชน์ของการคิดเชิงระบบ
- ช่วยให้เกิดความคิดเพื่อพัฒนาองค์กรในภาพรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ประสานงานร่วมกับบุคคลอื่นให้เป็นไปตามกระบวนการ และระบบการบริหารงานภายใน
- สามารถแก้ปัญหา ตัดสินใจ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- แก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งที่จะเกิดขึ้นในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เพื่อให้มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นกับระบบภายในองค์กร ซึ่งเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบโดยการ เชื่อมโยงติดต่อกัน และสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
กล่าวได้ว่า การคิดอย่างมีระบบ หรือ Systematic Thinking เป็นทักษะของพนักงานยุคใหม่ที่หลายองค์กรต้องการ เป็นหนึ่งใน Competency ที่สำคัญต่อทุกสายงาน ตั้งแต่ระดับพนักงานปฏิบัติการ จนไปถึงระดับสูง (Top Level Management) เนื่องจากทุกตำแหน่งเมื่ออยู่ร่วมกันในองค์กร นั้นหมายถึงทุกคนต่างอยู่ในระบบเดียวกัน แต่ละหน้าที่มีความสำคัญต่อองค์กรไม่ด้านใดก็ด้านหนึ่ง เพื่อผลักดันให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากพอที่จะสามารถขับเคลื่อนตนเองไปสู่เป้าหมาย
เลือกจุดที่ยืนบนเวทีที่จะทำให้คุณดูโดดเด่น คนทั้งห้องเห็นได้ง่าย เห็นทุกคน เลือกจุดที่เป็นศูนย์รวมจุดสนใจของผู้ฟังทั้งห้องที่ดีที่สุด เพื่อให้การ Present ของคุณดึงดูดความสนใจของผู้ฟังให้ได้มากที่สุด
องค์กรจะก้าวหน้าได้ ต้องเริ่มจากนโยบายและทิศทางขององค์กรที่ดี สิ่งหนึ่งที่ไม่ควรมองข้ามคือการบริหารความสมดุลชีวิตให้กับพนักงาน ซึ่งถือเป็นแรงจูงใจในการทำงานอย่างหนึ่ง จากการที่พนักงานรับรู้ได้ว่า ผู้บริหารไม่ได้เห็นพวกเขาเป็นหุ่นยนต์ที่ทำงานได้โดยไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อย ในฐานะ HR คุณสามารถสร้างสมดุลชีวิตและงานให้กับพนักงานได้ดังนี้
สร้างสมดุลชีวิต
1. เป็นต้นแบบที่ดีในการจัดสมดุลชีวิตและงาน
จัดสมดุลชีวิตและงานของคุณให้ดี ทำให้พนักงานรู้ว่าคุณคาดหวังให้พวกเขาทำแบบนั้นเช่นกัน
2. ฝึกให้ผู้จัดการ หัวหน้างานรู้จักการสังเกตพนักงาน
หากเห็นสัญญาณของการขาดสมดุลในชีวิตและงาน ไม่ว่าจะเรื่องส่วนตัวที่กระทบกับงาน หรือทำงานมากเกินไปจนกระทบกับชีวิตส่วนตัว ให้รีบเข้าไปช่วยเหลือทันที
3. กระตุ้นให้ผู้จัดการ หัวหน้างานกำหนดลำดับความสำคัญของงานอย่างชัดเจน
เพราะหากไม่ชัดเจน พนักงานจะคิดว่าต้องโหมทำทุกอย่างให้เสร็จพร้อมกันหมด แทนที่เขาจะได้เลิกงานกลับไปหาครอบครัว เขาอาจต้องอยู่ทำงานล่วงเวลาโดยไม่จำเป็น
4. จัดอบรมพนักงานเกี่ยวกับการจัดสรรเวลา
การบริหารปริมาณงานในมือ กับเวลาทำงานและเวลาส่วนตัวอย่างสมดุล ทำอย่างไรจะกำจัดนิสัยไม่ดีที่ทำให้งานไม่มีประสิทธิภาพออกไปได้ เพื่อเวลาทำงานจะได้ทำงานอย่างเต็มที่ และมีเวลาเหลือให้กับตัวเองด้วย
5. ปรับเวลาทำงานให้ยืดหยุ่น
กำหนดเวลาเข้างาน และเลิกงานได้หลายเวลา สำหรับพนักงานที่บ้านไกลเดินทางลำบาก สามารถเลือกเวลาที่เหมาะสมกับตนได้ เช่น 8.00-17.00 น. 8.30-17.30 น. 9.00-18.00 น. 9.30-18.30 น. หรืออื่น ๆ เลือกได้แบบใดแบบหนึ่ง และต้องยึดตามที่เลือกตลอดไป ห้ามเปลี่ยนไปเปลี่ยนมา เพื่อที่จะได้สะดวกสำหรับ HR ในการตรวจสอบเวลาทำงานของพนักงานด้วย
6. อนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านได้ในกรณีที่จำเป็น
หากพนักงานต้องหยุดงานเพื่อดูแลคนในครอบครัวที่เจ็บป่วย การอนุญาตให้เขาทำงานจากที่บ้านได้จะช่วยลดความกังวลเรื่องครอบครัว ในขณะเดียวกันก็สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าการปล่อยให้ตัวมาทำงานแต่ใจไม่อยู่ที่งาน
7. กระตุ้นให้มีการใช้วันลาพักร้อน และวันลาป่วย
ทุกองค์กรล้วนกำหนดโควตาวันลาในแต่ละปีไว้ว่าแต่ละคนมีวันลากี่วัน สำหรับอะไรบ้าง หากไม่ใช้สิทธิ์ก็จะเสียสิทธิ์นั้นไป หากเริ่มเห็นสัญญาณของความเหนื่อยล้าในการทำงาน ควรกระตุ้นให้พนักงานใช้วันหยุดที่มีเพื่อพักผ่อนเสียบ้าง